Come digitalizzare moduli cartacei e trasformarli in dati Excel

I moduli cartacei sono ovunque, e inserirli è un incubo

Nonostante la spinta verso il digitale, i moduli cartacei sono ancora ovunque, ed è per questo che digitalizzare i moduli cartacei fa risparmiare così tanto tempo:

• Moduli di onboarding HR: dati dei nuovi assunti, contatti di emergenza, moduli fiscali
• Moduli di accoglienza clienti: recapiti, richieste di servizio, preferenze
• Risposte ai sondaggi: moduli di feedback, questionari di soddisfazione
• Accettazione medica: anamnesi, moduli di consenso, dati assicurativi
• Documenti legali: domande, dichiarazioni giurate, contratti con campi da compilare

C'è sempre qualcuno che deve inserire questi dati a mano in un computer. E di solito lo fa mentre cerca anche di svolgere il suo vero lavoro.

Il vecchio flusso di lavoro e il nuovo

Prima dell'estrazione con AI

1. Raccogli una pila di moduli cartacei
2. Inserisci ogni modulo, riga per riga, in Excel o in un database
3. 3-5 minuti per modulo, di più per quelli complessi
4. Dopo 20 moduli la stanchezza porta a errori
5. Domani si ricomincia

Con ScanToExcel

1. Scansioni o fotografi la pila di moduli
2. Carichi ogni pagina
3. L'AI estrae automaticamente i dati di tutti i campi
4. Scarichi un foglio di calcolo con una riga per modulo
5. Fatto

Quali campi vengono estratti?

ScanToExcel legge i campi dei moduli sia stampati sia scritti a mano:

• Campi con etichetta (Nome:, Data:, Indirizzo:)
• Caselle di controllo (selezionate o no)
• Tabelle e griglie all'interno dei moduli
• Firme e date (estratte come testo)
• Campi di testo libero su più righe

L'output associa ogni etichetta al suo valore: così "Nome: Mario" diventa una colonna "Nome" con il valore "Mario".

Casi d'uso concreti

Team HR

Devi gestire l'onboarding di 10 nuovi assunti? Invece di inserire a mano nel tuo gestionale HR moduli come W-4, I-9 (i moduli fiscali e di assunzione statunitensi) e quelli per l'accredito dello stipendio, carica le scansioni e ricevi un foglio di calcolo. Un'importazione con copia e incolla e hai finito.

Studi medici

I moduli di accettazione dei pazienti contengono una decina di campi ciascuno. Per uno studio affollato che vede 30 pazienti al giorno, è un carico amministrativo notevole. L'estrazione con AI lo riduce a pochi minuti.

Organizzatori di eventi

Moduli di iscrizione, liberatorie, sondaggi di feedback: tutti contengono dati che devono finire in un foglio di calcolo. Scansionali in blocco e ottieni dati puliti.

Ricerca e sondaggi

I ricercatori che raccolgono questionari cartacei possono digitalizzare centinaia di moduli nel tempo che prima serviva per inserirne una manciata.

Consigli per risultati migliori con i moduli cartacei

• Buona illuminazione: evita ombre sul modulo quando lo fotografi
• Superficie piana: non fotografare i moduli di sbieco
• Alta risoluzione: le fotocamere degli smartphone vanno benissimo, ma tieni il modulo a fuoco
• Un modulo per caricamento: per i moduli di più pagine, carica tutte le pagine insieme

Gestire la scrittura a mano

I moduli scritti a mano sono i più difficili da digitalizzare, ma l'AI li gestisce sorprendentemente bene. Lo stampatello è preciso quasi al 100%. Il corsivo è più complicato, ma l'AI estrae comunque correttamente la maggior parte dei campi, e il tempo per controllare e correggerne qualcuno è molto inferiore a quello necessario per inserire tutto a mano.

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