タイムシート・出勤簿をExcelに自動変換

タイムシートの課題

紙のタイムシートは昔からあり、それを給与ソフトやExcelに入力し直す面倒な作業も昔から変わりません。建設現場の作業員、飲食店のスタッフ、フィールドサービスのチームなど、どんな現場を管理していても、誰かが毎週何時間もかけて勤務時間を手入力しています。タイムシート Excel 変換を自動化すれば、この時間を取り戻せます。

従業員20人のチームなら、次のような計算になります。

• タイムシート20枚 × 1枚5分 = 毎週100分のデータ入力
• 1年間では：85時間以上の純粋なデータ入力

しかもこれは順調な場合の話です。タイムシートが読みにくければ、さらに時間がかかります。

ScanToExcelがタイムシートから抽出する情報

一般的なタイムシートには、AIが得意とする構造化データが含まれています。

• 従業員名とID
• 各行の日付
• 出勤時刻と退勤時刻
• 休憩時間
• 1日ごとの合計時間
• 作業コードまたはプロジェクトコード
• 上長の署名の日付

出力は、従業員ごと・1日ごとに1行。給与システムへの取り込みや、数式での合計にすぐ使えます。

紙のタイムシートをExcelに変換する方法

ステップ1：タイムシートを集める

記入済みのタイムシートを集めます。紙のものはそれぞれ鮮明に撮影します。スキャン済みのものはPDFでエクスポートします。

撮影のコツ： 平らな場所で、均一な明るさで、罫線に影がかからないように。明るい場所で撮ったスマートフォンの写真で十分です。スキャナーは必要ありません。

ステップ2：ScanToExcelにアップロードする

scantoexcel.aiにアクセスし、タイムシートを1枚ずつアップロードします。処理は数秒で終わります。

ステップ3：確認して修正する

抽出された表を確認します。手書きで時刻が記入されたタイムシートも、丁寧な筆跡であれば正確に読み取られます。不明瞭な箇所には印を付けて、手作業で確認しましょう。

ステップ4：エクスポートして取り込む

.xlsxでダウンロードし、Excel、Googleスプレッドシート、または給与ソフトに取り込みます。ほとんどのシステムはCSVの取り込みに対応しているので、必要に応じて.csvエクスポートを使ってください。

AIを活用した週次の給与計算ワークフロー

一般的な週次の給与計算の流れに組み込むと、次のようになります。

変わるのはデータ入力のステップだけ。それ以外はすべてそのままです。

対応しているタイムシートの主な形式

• 週単位の表形式タイムシート — 日付の列、出退勤の行、合計の列
• 日次の作業日報 — シフトごとに1行、作業コード付き
• タイムカードの印字 — タイムレコーダーの出勤・退勤形式
• プロジェクト別タイムシート — 作業やジョブコードごとの時間
• 手書きの勤務記録 — 現場ノート、業務日誌

残業時間を自動計算する

タイムシートのデータがExcelに入れば、残業時間の計算は簡単です。数式の列を追加しましょう。

`=IF(F2>8, 8, F2)` で通常の勤務時間

`=IF(F2>8, F2-8, 0)` で残業時間

すべてのタイムシートをデータ化すれば、かつては電卓と細心の注意が必要だった給与計算が、数秒で済みます。

プライバシーとコンプライアンス

従業員のタイムシートデータは機密情報です。ScanToExcelは次のように対応しています。

• 処理後にアップロードされた書類を保存しません
• 抽出したデータを保持しません
• すべてのアップロードに暗号化された通信を使用します
• 人による確認は行わず、すべてAIが処理します

さっそく始めましょう

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