Preisliste in Excel umwandeln: Lieferantenpreise automatisch

Warum Preislisten bei der Dateneingabe Kopfschmerzen bereiten

Lieferanten schicken Preislisten in jedem erdenklichen Format – dichte PDFs, abfotografierte Papierlisten, Word-Dokumente per E-Mail, sogar Faxe. Egal in welchem Format: Irgendwann muss jemand in Ihrem Team die Preise in eine Tabelle übertragen, damit sie verglichen, kalkuliert oder ins Warenwirtschaftssystem importiert werden können. Wer eine Preisliste automatisch in Excel umwandeln kann, spart genau diesen Schritt.

Eine typische Lieferanten-Preisliste hat 50–500 Positionen. Bei 1–2 Minuten pro manuell erfasster Position sind das 1–16 Stunden Arbeit – für ein Dokument, das sich jedes Quartal ändert.

Was aus einer Preisliste ausgelesen wird

ScanToExcel erkennt und extrahiert alle strukturierten Daten einer Preisliste:

• Produktname und Beschreibung
• Artikelnummer / SKU
• Mengeneinheit (Stück, Karton, Palette)
• Einzelpreis und Staffelpreise
• Währung und Gültigkeitsdatum
• Überschriften von Kategorien oder Produktgruppen

Jede Position wird zu einer Zeile in Ihrer Excel-Datei, mit Spalten entsprechend der Struktur des Originaldokuments.

Schritt für Schritt: Preisliste als PDF in Excel umwandeln

Schritt 1: Preisliste besorgen

Die meisten Lieferanten-Preislisten kommen als PDF oder Bildanhang. Wenn Sie eine gedruckte Preisliste erhalten haben, fotografieren Sie sie mit dem Smartphone – scharf, flach und gut ausgeleuchtet.

Schritt 2: Bei ScanToExcel hochladen

Ziehen Sie die Datei auf scantoexcel.ai. Mehrseitige Kataloge (bis zu 5 Seiten) werden automatisch verarbeitet.

Schritt 3: Extraktion prüfen

Die Vorschautabelle zeigt alle ausgelesenen Positionen. Prüfen Sie, ob Artikelnummern und Preise stimmen – achten Sie besonders auf Dezimaltrennzeichen und Währungssymbole.

Schritt 4: Herunterladen und nutzen

Exportieren Sie als .xlsx. Ihre Preisliste ist jetzt eine echte Excel-Tabelle, die Sie:

• nach Preis, Kategorie oder Artikelnummer sortieren
• nach bestimmten Produkten filtern
• per SVERWEIS mit Ihrer Bestandsliste abgleichen
• direkt in Einkaufs- oder Kassensysteme importieren können

Mehrere Lieferanten-Preislisten vergleichen

Eine der wirkungsvollsten Anwendungen dieses Workflows ist der Preisvergleich zwischen Lieferanten. Wandeln Sie die Preisliste jedes Lieferanten in Excel um, dann:

1. Fügen Sie jeder Datei eine Spalte „Lieferant" hinzu
2. Führen Sie alle Dateien in einer Gesamttabelle zusammen
3. Vergleichen Sie per Pivot-Tabelle oder SVERWEIS die Preise pro Artikelnummer über alle Lieferanten

Was früher einen ganzen Tag Handarbeit kostete, dauert weniger als eine Stunde.

Unterschiedliche Preislistenformate

Tipps für beste Ergebnisse

1. Das Original-PDF verwenden – Wenn der Lieferant ein PDF geschickt hat, laden Sie dieses hoch statt eines Screenshots.
2. Eine Preisliste pro Upload – Fassen Sie nicht mehrere Lieferanten-PDFs in einer Datei zusammen.
3. Dezimaltrennzeichen prüfen – Europäische Preislisten verwenden oft Kommas statt Punkte als Dezimaltrennzeichen. Prüfen Sie die Zahlen nach der Extraktion.
4. Mehrseitige Kataloge – Laden Sie das vollständige PDF hoch; die KI verarbeitet alle Seiten und führt sie in einem Tabellenblatt zusammen.

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